Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich

1.1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für die Nutzung der durch die S&P HEALTHCARE SERVICES, Cornelia Toussaint, Straße des 17. Juni 25, Haus 117, 01257 Dresden (nachfolgend: „S&P“ oder „Auftragnehmer“) angebotenen Dienstleistungen. Sie regeln das Zustandekommen des Vertrages zwischen den Unternehmen, die die angebotenen Leistungen in Anspruch nehmen („Auftraggeber“) und S&P, die Abwicklung von geschlossenen Verträgen und die wechselseitigen Rechte und Pflichten.

1.2. Für die Geschäftsbeziehung zwischen S&P und dem Auftraggeber gelten ausschließlich diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter Einschluss der datenschutzrechtlichen Vorgaben sowie ergänzend die Regelungen in dem individuell zwischen S&P und dem Auftraggeber abgeschlossenen sog. „Einzelauftrag“ oder „Beratungsvertrag“, die im Zweifelsfall Vorrang zu diesen AGB haben. Abweichende Bedingungen des Auftraggebers erkennt S&P nicht an, es sei denn, S&P hat ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

1.3. S&P kann diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern. In einem solchen Fall wird S&P dem Auftraggeber die geänderten Bedingungen mitteilen und die Änderungen deutlich hervorheben. Wenn der Auftraggeber mit diesen Änderungen nicht einverstanden ist, kann er innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung widersprechen. Erfolgt in dieser Zeit kein Widerspruch, gelten die Änderungen als genehmigt. Im Falle des Widerspruchs gilt der Vertrag unverändert weiter, allerdings wird S&P ggf. von seinem ordentlichen Kündigungsrecht Gebrauch machen. S&P wird auf das Widerspruchsrecht, die Bedeutung des Verhaltens des Auftraggebers und auf die resultierenden Rechtsfolgen in der Mitteilung gesondert hinweisen.

2. Allgemeine Leistungsbeschreibung

2.1. S&P bietet Auftraggebern unter anderem im Bereich Pharmazie die Ansprache von niedergelassenen Ärzten sowie Ärzten in Kliniken („Ärzte“) und/oder Apothekern durch Health Care Referenten („HCR“) an. S&P organisiert die Besuche der HCR auf Basis der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Adressdaten und informiert den Auftraggeber im beauftragten Umfang über die durchgeführten Gespräche. Die Fachinformationsmaterialien für die Besuche durch die HCR sowie die gegebenenfalls abzugebenden unverkäuflichen Muster („Muster“) stellt der Auftraggeber S&P kostenfrei zur Verfügung.

2.2. S&P darf vom Auftraggeber übertragene Tätigkeiten nicht ohne vorherige Zustimmung von Dritten durchführen lassen. Dritte in vorstehendem Sinne sind nicht die HCR. Dem Auftraggeber ist bekannt und er ist damit einverstanden, dass die HCR freiberuflich tätig sind und sich in keinem Anstellungsverhältnis mit S&P befinden.

2.3. S&P übernimmt je nach Auftrag auch die Produkt- und/oder Pharmakovigilanzschulung der HCR.

2.4. S&P bietet darüber hinaus eine strategische Beratung in den Bereichen Geschäftsentwicklung und Marketing/Vertrieb für Arzneimittel, Kosmetika, Medizinprodukte und Nahrungs-ergänzungsmittel an.

3. Preise, Zahlung

3.1. Die Preise für die Leistungen von S&P richten sich nach dem vom Auftraggeber gewünschten Umfang. Die Leistungen werden zwischen den Vertragsparteien individuell vereinbart und in einer separaten Vereinbarung festgehalten (Einzelauftrag oder Beratungsvertrag, näheres siehe unter Ziffer 4.).

3.2. Die insgesamt zu entrichtenden Zahlungen für die vereinbarten Leistungen werden entweder mit der Beauftragung individuell geregelt oder sind im Übrigen wie folgt nach Rechnungstellung fällig: 1/3 vor Projektbeginn – 1/3 nach der halben Projektlaufzeit – 1/3 zum Projektende. Rechnungen werden von S&P jeweils zuzüglich der zu diesem Zeitpunkt gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer gestellt.

3.3. Kosten im Zusammenhang mit der Teilnahme der HCR an Schulungsveranstaltungen trägt der Auftraggeber.

4. Vertragsschluss, Einzelauftrag/Beratungsvertrag, Vertragsdauer, Kündigung

4.1. Den genauen Umfang der gewünschten Dienstleistung und deren Kosten sowie der Vertragsdauer legen S&P und der Auftraggeber in einem Einzelauftrag/Beratungsvertrag fest. Im Einzelauftrag/Beratungsvertrag werden auch die jeweiligen Ansprechpartner des Auftraggebers und S&P für pharmazeutische-technische Fragen festgehalten.

4.2. Mit Unterzeichnung des Einzelauftrags/Beratungsvertrags beginnt die Vertragsbeziehung zwischen S&P und dem Auftraggeber, für die diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten.

4.3. Der Beginn und die Dauer der beauftragten Leistung richten sich nach den Vereinbarungen in dem jeweiligen Einzelauftrag/Beratungsvertrag.

4.4. Die Dauer des Vertrages richtet sich grundsätzlich nach der vom Auftraggeber gewählten und in dem Einzelauftrag/Beratungsvertrag festgehaltenen Laufzeit der gebuchten Dienstleistung, ergänzt um gegebenenfalls nach Ende der Laufzeit von den Parteien noch zu erfüllenden Vertragspflichten.

4.5. Die Vereinbarung endet spätestens mit der erfolgten Übermittlung sämtlicher Informationen an den Auftraggeber beziehungsweise mit der letzten Zahlung an S&P, je nach dem welches das spätere Ereignis ist.

4.6. S&P steht ein ordentliches Kündigungsrecht mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende zu für den Fall, dass der Auftraggeber nach Zugang der Änderungsmitteilung gem. Ziffer 1.3. innerhalb von vier Wochen widersprochen hat. Im Übrigen ist eine ordentliche Kündigung der Vertragsparteien ausgeschlossen.

4.7. Das gesetzliche Recht zur Kündigung dieser Vereinbarung aus wichtigem Grund mit einer kürzeren oder sogar ohne Frist bleibt unberührt. Wichtige Gründe sind beispielhaft, ohne darauf beschränkt zu sein:

4.7.1. Wenn der Auftraggeber mit der Zahlung von fälligen Rechnungen im Rückstand ist;

4.7.2. Wenn die oder eine der Vertragsparteien schuldhaft gegen anwendbares Recht oder diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen verstoßen, insbesondere bei Verstößen gegen den Datenschutz sowie gegen ausdrücklich geregelte Pflichten;

4.8. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen (E-Mail genügt).

4.9. Folgen der Kündigung:

4.9.1. Ab der Wirksamkeit der Kündigung ist S&P zur Erbringung der vertraglichen Leistungen nicht mehr verpflichtet, es sei denn, dies ist ausdrücklich abweichend geregelt oder ergibt sich aus der Natur der Leistung oder der Vereinbarung.

4.9.2. Etwaige zum Zeitpunkt der Wirksamkeit der Kündigung von S&P bereits erbrachte und noch nicht vergütete Leistungen sind vom Auftraggeber entsprechend zu vergüten.

4.9.3. Bei vorzeitigem Abbruch eines im Einzelauftrag vereinbarten Projektes durch den Auftraggeber hat dieser die vereinbarten Zahlungen für die gebuchten aber noch nicht erbrachten Besuche in vollem Umfang zu leisten. Variable Kosten wie z.B. Km- Abrechnungen müssen in diesem Fall nicht gezahlt werden.

4.9.4. Bis dahin gesammelte und dem Auftraggeber noch nicht zur Verfügung gestellte Informationen über die Besuche bei den Ärzten/Apothekern übermittelt S&P innerhalb von sechs Wochen an den Auftraggeber, zusammen mit zu dem Zeitpunkt noch bei S&P vorhandenen Informationsunterlagen und Mustern, Ziffern 6.6. und 6.9. gelten entsprechend.

4.10. Beiden Vertragsparteien ist bekannt, dass die Möglichkeit besteht, dass der Auftraggeber während der Laufzeit des Vertrages in Absprache mit der jeweils für das Arzneimittel zuständigen Bundesoberbehörde (BfArM oder Paul-Ehrlich-Institut) einen „Rote-Hand-Brief“ betreffend ein oder mehrerer im Einzelauftrag vorgesehener Produkte versendet und/oder veröffentlicht u. ä. Der Auftraggeber ist verpflichtet, S&P unverzüglich von dem „Rote-Hand-Brief“ in Kenntnis zu setzen. Wenn es sich dabei um die Mitteilung bislang unbekannter und/oder schwerer Nebenwirkungen handelt, so soll S&P die Leistungen für das entsprechende Produkt unverzüglich nach Kenntniserlangung einstellen; umfasst die Vereinbarung weitere, nicht von dem „Rote-Hand-Brief“ betroffene Produkte, so gilt die Vereinbarung dahingehend unverändert weiter. S&P steht in dem Fall die vollständige Zahlung für die gesamte im Einzelauftrag vorgesehene Leistung betreffend das/die entsprechende/n Produkt/e zu, ohne dass der Auftraggeber einen Anspruch auf die Erbringung der dafür vorgesehenen Gegenleistung durch S&P hat.  

5. Rechteeinräumung

S&P räumt dem Auftraggeber das einfache, übertragbare, zeitlich unbefristete und räumlich uneingeschränkte Nutzungsrecht an den Ergebnissen seiner Tätigkeit im Rahmen dieser Vereinbarung ein. Die Einräumung ist von der vereinbarten Vergütung abgedeckt, ein gesonderter Vergütungsanspruch steht S&P nicht zu.

6. Pflichten von S&P

6.1. S&P beauftragt zur Durchführung der Dienstleistung nur HCR, die die notwendige Sachkenntnis gem. § 75 Abs. 2 AMG nachgewiesen haben. 

6.2. S&P verpflichtet die HCR, die Vorgaben des § 76 AMG einzuhalten, und dabei insbesondere die Vorgaben des § 47 Abs. 3, Abs. 4 AMG zu beachten. 

6.3. S&P stellt sicher, dass die vertraglich zwischen S&P und dem Auftraggeber vereinbarten Regelungen auch im Verhältnis zwischen S&P und den HCR gelten, soweit anwendbar; dabei ist es S&P bekannt, dass die angebotene Dienstleistung einschließlich der vertraglichen Vereinbarungen darüber der Kontrolle durch die für den Auftraggeber zuständigen Aufsichtsbehörde unterliegt.

6.4. S&P verpflichtet die HCR, die von dem Auftraggeber zur Verfügung gestellten Muster kühl und trocken unter einwandfreien hygienischen Bedingungen in vor dem Zugriff durch Dritte geschützten abschließbaren Räumen zu lagern. Als Vorgabe für die Lagerung gilt ein Temperaturrahmen von 15° - 25° Celsius, dabei gelten Unterschreitungen bis 8° Celsius und Überschreitungen bis 27° Celsius als akzeptabel.

6.5. S&P verpflichtet die HCR, nur jeweils einen maximalen Tagesbedarf an Mustern im Auto mitzunehmen und diese, wenn der unter 6.4. genannte Temperaturrahmen nicht gewährleistet werden kann, in angemessenen Kühlboxen zu lagern sowie dafür Sorge zu tragen, dass etwaige am Ende eines Besuchstages nicht abgegebene Muster zurück in die für die Lagerung vorgesehenen Räume verbracht werden.

6.6. Am Ende der Vertragslaufzeit nicht abgegebene Muster sowie nicht abgabefähige Muster (z.B. wegen Beschädigung) werden von S&P dokumentiert und an den Auftraggeber zurückgeschickt.

6.7. S&P verpflichtet die HCR vertraglich, keine Arzneimittel zum Eigenverbrauch oder zur Weitergabe an Dritte außer den zu besuchenden Ärzten/Apothekern zu entnehmen.

6.8. S&P übermittelt per E-Mail in dem vom Auftraggeber per Einzelauftrag beauftragten Zeitrhythmus und Umfang Informationen zu den von den HCR besuchten Ärzten/Apothekern an eine vom Auftraggeber benannte E-Mail-Adresse.

6.9. S&P übermittelt spätestens vier Wochen nach Ende der im Einzelauftrag angegebenen Vertragslaufzeit eine Gesamtübersicht mit allen Ergebnissen an den Auftraggeber per E-Mail.

6.10. Ferner bestätigt S&P dem Auftraggeber insbesondere, dass

a) die ihm überlassenen Daten ausschließlich zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen erhoben, verarbeitet oder genutzt werden,

b) die bei S&P für die Erbringung der vereinbarten Leistungen eingesetzten Verfahren einer regelmäßigen Kontrolle unterliegen.

7. Pflichten des Auftraggebers

7.1. Der Auftraggeber sichert zu, dass er Zulassungsinhaber der von S&P gemäß Einzelauftrag vorzustellenden Produkte ist.

7.2. Der Auftraggeber stellt S&P bzw. nach konkreter Absprache mit S&P den HCR direkt die vereinbarte Menge an Fachinformationsmaterialien sowie an Mustern mit entsprechendem Lieferschein zur Verfügung.

7.3. Musterformulare für die Dokumentation der Abgabe werden durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

7.4. Der Auftraggeber sichert zu, dass die an S&P übermittelten Informationen und Materialien dem neuesten Informationsstand entsprechen und die Muster mindestens über eine für die vereinbarte Laufzeit ausreichende Restlaufzeit für die Abgabe verfügen. Werden dem Auftraggeber während der Vertragslaufzeit Informationen bekannt, die einen Einfluss auf die von S&P an die Ärzte/Apotheker zu übermittelnden Informationen haben, so ist der Auftraggeber dafür verantwortlich, dies S&P unverzüglich mitzuteilen und gegebenenfalls geänderte Informationsmaterialien zur Verfügung zu stellen; etwaige Kosten trägt ausschließlich der Auftraggeber. Entsprechendes gilt für Muster. Sollten dadurch erneute Besuche bei bereits besuchten Ärzten/Apothekern notwendig werden, so ist dies vom Auftraggeber separat zu vergüten, die Einzelheiten regeln S&P und der Auftraggeber in einer separaten schriftlichen Vereinbarung.

7.5. Der Auftraggeber ist verpflichtet, S&P unverzüglich schriftlich (E-Mail oder Fax genügen) zu informieren, sobald er von der für das Arzneimittel zuständigen Bundesoberbehörde (BfArM oder Paul-Ehrlich-Institut) informiert wurde, dass wegen eines Produktes, das von S&P im Rahmen dieser Vereinbarung zu besprechen ist, ein Rote-Hand-Brief wegen bislang unbekannter und/oder schwerer Nebenwirkungen verschickt werden wird (vgl. Ziffer 4.10.).

7.6. Die vom Auftraggeber an S&P übermittelten Daten, insbesondere die Kontaktdaten der Ärzte/Apotheker, sind ausreichend gesichert.

7.7. Der Auftraggeber ist mit den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) vertraut und wird eine datenschutzkonforme Verarbeitung aller von S&P übermittelten Daten fortlaufend sicherstellen und hierzu die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass diese den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird und insbesondere die in Artikel 32 EU DS-GVO aufgeführten Maßnahmen umgesetzt werden.

7.8. Etwaige Änderungen des Ansprechpartners für pharmazeutische-technische Fragen teilt der Auftraggeber S&P unverzüglich schriftlich mit (E-Mail genügt).

8. Haftung, Freistellung

8.1. S&P organisiert im Auftrag des Auftraggebers Besuche von HCR bei Ärzten/Apothekern im vom Auftraggeber gewünschten Umfang und berichtet über die Ergebnisse gemäß Einzelauftrag/ Beratungsvertrag. Sofern der Auftraggeber und Ärzte/Apotheker Vereinbarungen miteinander treffen oder Verträge schließen, so ist S&P daran nicht beteiligt und haftet auch nicht für ein Zustandekommen oder den Inhalt derartiger Vereinbarungen und Verträge.

8.2. Ausschließlich der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, dass die S&P für die Besuche der HCR bei Ärzten/Apothekern von ihm zur Verfügung gestellten Informationen richtig und vollständig sind und die Muster über eine für die vereinbarte Laufzeit ausreichende Restlaufzeit für die Abgabe verfügen.

8.3. Der Auftraggeber stellt S&P von sämtlichen Ansprüchen von Ärzten/Apothekern oder anderen Dritten frei, die diese im Zusammenhang mit den übermittelten Informationen, die S&P oder gegebenenfalls die HCR direkt vom Auftraggeber im Rahmen der Beauftragung erhalten hat (davon umfasst sind Muster, Informationen zu Produkten und die Adressdaten der Ärzte/Apotheker), gegen S&P oder die HCR geltend machen, eingeschlossen ist die Freistellung von anwaltlichen sowie gerichtlichen Kosten von S&P im Zusammenhang mit der Abwehr derartiger Ansprüche. Vorstehende Freistellung gilt auch für Ansprüche Dritter gegen S&P oder die HCR wegen schuldhaften Verstößen gegen gesetzliche Bestimmungen durch die Verwendung der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Informationen und/oder Muster. Ebenso gilt die vorstehende Freistellung für sämtliche Ansprüche Dritter gegen S&P oder die HCR, die aus dem Marketing für und dem Vertrieb von Arzneimitteln, Kosmetika, Medizinprodukten und Nahrungsergänzungsmitteln resultieren.

8.4. Schadensersatzansprüche des Auftraggebers gegen S&P, die aus der Beratung von S&P in den Bereichen Geschäftsentwicklung, Marketing und Vertrieb von Arzneimitteln, Kosmetika, Medizinprodukten und Nahrungsergänzungsmitteln und aus sämtlichen Leistungen von S&P im Zusammenhang mit Schulungen resultieren, sind ausgeschlossen. Hiervon ausgenommen sind Schadensersatzansprüche des Auftraggebers aus der Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten sowie die Haftung für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung von S&P, seiner gesetzlichen Vertreter oder eingesetzter Erfüllungsgehilfen beruhen. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung zur Erreichung des Vertragszwecks notwendig sind.

Alle weitergehenden Rechte sowie Schadensersatzansprüche des Auftraggebers bleiben unberührt.

9. Geheimhaltung

Die Vertragsparteien verpflichten sich wechselseitig, den Inhalt dieser Vereinbarung vertraulich zu behandeln und Dritten, ausgenommen Steuerbehörden oder zur Berufsverschwiegenheit verpflichteten Berufsangehörigen, nicht zu offenbaren. Die Vertragsparteien verpflichten sich zudem wechselseitig, gegenüber Dritten Stillschweigen über alle ihr bekannten Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse zu bewahren. Als Dritte im Sinne dieser Vereinbarung gelten nicht Mitarbeiter der Vertragsparteien. Diese Geheimhaltungspflichten gelten nicht, soweit die offenbarende Vertragspartei aus gesetzlichen Gründen zur Offenbarung verpflichtet ist, oder die Offenbarung zur Erfüllung der vereinbarten Pflichten erforderlich ist. Die vorstehende Verpflichtung gilt über eine etwaige Beendigung dieser Vereinbarung hinaus.

10. Schlussbestimmungen

10.1. Nachträgliche Änderungen und Ergänzungen von Einzelaufträgen können nur in gegenseitigem Einvernehmen vorgenommen werden und bedürfen der Schriftform.

10.2. Im Geschäftsverkehr mit Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder bei öffentlich-rechtlichen Sondervermögen gilt als Erfüllungsort und Gerichtsstand Dresden, wenn nicht etwas anderes vereinbart wurde.

10.3. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

 

 

 

Stand: Mai 2024